MANAJEMEN DAN ORGANISASI

A.    MANAJEMEN

Manajemen merupakan suatu strategi untuk melakukan pekerjaan dengan benar agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan dan terdiri dari proses dari kegiatan-kegiatan, dimulai dari perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, hingga mengatur/mengendalikan.

1.      LATAR BELAKANG SEJARAH MANAJEMEN

Manajemen berasal dari bahasa Prancis kuno “ménagement” yang artinya seni mengerjakan dan mengendalikan. Dalam bahasa Italia “maneggiare” yang artinya “mengatur” terutama dalam konteks mengatur kuda, yang berasal dari bahasa Latin “manus” yang artinya “tangan”.

Manajemen telah ada sejak beribu-ribu tahun yang lalu. Hal ini dibuktikan dengan adanya piramida di Mesir. Piramida dibangun oleh lebih dari 100.000 ribu orang selama kurang lebih 20 tahun. Piramida tidak akan berhasil dibangun jika tidak adanya orang yang peduli yang dijadikan sebutan bagi manajer pada saat itu, merencanakan apa yang harus dilakukan, mengorganisir manusia dan bahan bakunya, memimpin serta mengarahkan para pekerja, dan mengendalikan guna menjaminnya.

·         PEMIKIRAN AWAL MANAJEMEN

Terjadi dua peristiwa penting dalam ilmu manajemen. Peristiwa itu pertama kali terjadi pada tahun 1776, saat itu Adam Smith menerbitkan sebuah doktrin ekonomi klasik, “The Wealth of Nation”. Dalam bukunya, ia menjelaskan keunggulan ekonomis yang akan diperoleh organisasi dari pembagian kerja (Division of Labor), yaitu penjelasan pekerjaan ke dalam tugas-tugas yang spesifik dan berulang-ulang. Sebagai contoh yaitu menggunakan industri pabrik peniti, Adam Smith mengatakan bahwa dengan sepuluh orang dari masing-masing melakukan pekerjaan khusus.

Perusahaan peniti tersebut menghasilkan kurang lebih 48.000 peniti dalam kurun waktu sehari. Tetapi, jika setiap orang bekerja sendiri menyelesaikan tiap-tiap bagian pekerjaan, sudah sangat hebat bila mereka mampu menghasilkan dua puluh peniti sehari. Lalu, Adam Smith menyimpulkan bahwa pembagian kerja dapat meningkatkan produktivitas dengan, meningkatnya keterampilan dan kecekatan tiap-tiap pekerja, menghemat waktu yang terbuang dalam pergantian tugas, dan menciptakan mesin dan penemuan lain yang dapat menghemat tenaga kerja.

Peristiwa penting yang kedua mempengaruhi perkembangan ilmu manajemen adalah terjadi Revolusi Industri di Inggris. Revolusi Industri menandai dimulainya penggunaan mesin, menggantikan tenaga manusia, yang megakibatkan pindahnya kegiatan produksi dari rumah-rumah menuju tempat khusus yang disebut "Pabrik”. Perpindahan ini mengakibatkan manajer-manajer saat itu membutuhkan teori yang dapat membantu mereka meramalkan permintaan, memastikan cukupnya persediaan bahan baku, memberikan tugas kepada bawahan, mengarahkan kegiatan sehari-hari, dan lain-lain, sehingga ilmu manajamen mulai dikembangkan oleh para ahli.

·         ERA MANAJEMEN ILMIAH

Pada era ini ditandai dengan perkembangan ilmu manajemen dari kalangan insinyur seperti Henry Towne, Frederick Winslow Taylor, Frederick A. Halsey, dan Harrington Emerson. Manajemen ilmiah dipopulerkan oleh Frederick Winslow Taylor dalam bukunya, “Principles of Scientific Management”, pada tahun 1911. Taylor mendeskripsikan manajemen ilmiah sebagai "Penggunaan Metode Ilmiah untuk Menentukan Cara Terbaik dalam Menyelesaikan Suatu Pekerjaan". Beberapa penulis seperti Stephen Robbins menganggap tahun terbitnya buku ini sebagai tahun lahirya teori manajemen moderen.

Perkembangan manajemen ilmiah juga didorong oleh munculnya pemikiran baru dari Henry Gantt dan keluarga Gilberth. Henry Gantt yang pernah bekerja bersama dengan Taylor di Midvale Steel Company, menyampaikan ide bahwa seharusnya seorang mandor mampu memberi pendidikan kepada karyawannya untuk bersifat rajin dan kooperatif. Ia juga mendesain sebuah grafik untuk membantu manajemen yang disebut sebagai “Gantt Chart” yang digunakan untuk merancang dan mengendalikan pekerjaan. Sementara itu, pasangan dari suami-istri Frank dan Lillian Gilbreth berhasil menciptakan “Micromotion”, sebuah alat yang dapat mencatat setiap gerakan yang dilakukan oleh pekerja dan lamanya waktu yang dihabiskan untuk melakukan setiap gerakan tersebut. Alat ini digunakan untuk menciptakan sistem produksi yang lebih efesien.

Era ini juga ditandai dengan hadirnya teori administratif, yaitu teori mengenai apa yang seharusnya dilakukan oleh para manajer dan bagaimana cara membentuk praktik manajemen yang baik. Pada awal abad ke-20, seorang industriawan Perancis bernama Henri Fayol mengajukan gagasan lima fungsi utama manajemen: merancang, mengorganisasi, memerintah, mengoordinasi, dan mengendalikan. Gagasan Fayol itu kemudian mulai digunakan sebagai kerangka kerja buku ajar ilmu manajemen pada pertengahan tahun 1950, dan terus berlangsung hingga sekarang. Selain itu, Henry Fayol juga mengagas 14 prinsip manajemen yang merupakan dasar-dasar dan nilai yang menjadi inti dari keberhasilan sebuah manajemen.

Sumbangan penting lainnya datang dari ahli sosilogi Jerman Max Weber. Ia menggambarkan suatu tipe ideal organisasi yang disebut sebagai birokrasi. Bentuk organisasi yang dicirikan oleh pembagian kerja, hierarki yang didefinisikan dengan jelas, peraturan dan ketetapan yang rinci, dan sejumlah hubungan yang impersonal. Namun, Weber menyadari bahwa bentuk birokrasi yang ideal itu tidak ada dalam realita. Dia menggambarkan tipe organisasi tersebut dengan maksud menjadikannya sebagai landasan untuk berteori tentang bagaimana pekerjaan dapat dilakukan dalam kelompok besar. Teorinya tersebut menjadi contoh desain struktural bagi banyak organisasi besar sekarang ini.

Perkembangan selanjutnya terjadi pada tahun 1940-an saat Patrick Blackett melahirkan ilmu riset operasi, yang merupakan kombinasi dari teori statistika dengan teori mikroekonomi. Riset operasi, sering dikenal dengan "manajemen sains", mencoba pendekatan sains untuk menyelesaikan masalah dalam manajemen, khususnya di bidang logistik dan operasi. Pada tahun 1946, Peter F. Drucker sering disebut sebagai “Bapak Ilmu Manajemen“ menerbitkan salah satu buku paling awal tentang manajemen terapan: "Konsep Korporasi" (Concept of the Corporation). Buku ini muncul atas ide Alfred Sloan yang menugaskan penelitian tentang organisasi.

·         ERA MANUSIA SOSIAL

Era manusia sosial ditandai dengan lahirnya mahzab perilaku (Behavioral School) dalam pemikiran manajemen di akhir era manajemen sains. Mahzab perilaku tidak mendapatkan pengakuan luas sampai tahun 1930-an. Katalis utama dari kelahiran mahzab perilaku adalah serangkaian studi penelitian yang dikenal sebagai eksperimen Hawthorne.

Eksperimen Hawthorne dilakukan pada tahun 1920-an hingga 1930-an di Pabrik Hawthorne milik Western Electric Company Works di Cicero, Illenois. Kajian ini awalnya bertujuan mempelajari pengaruh berbagai macam tingkat penerangan lampu terhadap produktivitas kerja. Hasil kajian mengindikasikan bahwa ternyata insentif seperti jabatan, lama jam kerja, periode istirahat, maupun upah lebih sedikit pengaruhnya terhadap output pekerja dibandingkan dengan tekanan kelompok, penerimaan kelompok, serta rasa aman yang menyertainya. Peneliti menyimpulkan bahwa norma-norma sosial atau standar kelompok merupakan penentu utama perilaku kerja individu.

Kontribusi lainnya datang dari Mary Parker Follet. Follett (1868–1933) yang mendapatkan pendidikan di bidang filosofi dan ilmu politik menjadi terkenal setelah menerbitkan buku berjudul “Creative Experience” pada tahun 1924. Follet mengajukan suatu filosifi bisnis yang mengutamakan integrasi sebagai cara untuk mengurangi konflik tanpa kompromi atau dominasi. Follet juga percaya bahwa tugas seorang pemimpin adalah untuk menentukan tujuan organisasi dan mengintegrasikannya dengan tujuan individu dan tujuan kelompok. Dengan kata lain, ia berpikir bahwa organisasi harus didasarkan pada etika kelompok daripada individualisme. Dengan demikian, manajer dan karyawan seharusnya memandang diri mereka sebagai mitra, bukan lawan.

Pada tahun 1938, Chester Barnard (1886–1961) menulis buku berjudul “The Functions of the Executive” yang menggambarkan sebuah teori organisasi dalam rangka untuk merangsang orang lain memeriksa sifat sistem koperasi. Melihat perbedaan antara motif pribadi dan organisasi, Barnard menjelaskan dikotonomi "efektif-efisien". Menurut Barnard, efektivitas berkaitan dengan pencapaian tujuan, dan efisiensi adalah sejauh mana motif-motif individu dapat terpuaskan. Dia memandang organisasi formal sebagai sistem terpadu yang menjadikan kerjasama, tujuan bersama, dan komunikasi sebagai elemen universal, sementara itu pada organisasi informal, komunikasi, kekompakan, dan pemeliharaan perasaan harga diri lebih diutamakan. Barnard juga mengembangkan teori "penerimaan otoritas" yang didasarkan pada gagasan bahwa atasan hanya memiliki kewenangan jika bawahan menerima otoritasnya.

·         ERA MODERN

Era modern ditandai dengan hadirnya konsep manajemen kualitas total (Total Quality management/TQM). Pada abad ke-20 yang diperkenalkan oleh beberapa guru manajemen, yang paling terkenal di antaranya W. Edwards Deming (1900–1993) and Joseph Juran (lahir 1904).

Deming, orang Amerika, dianggap sebagai Bapak Kontrol Kualitas di Jepang. Deming berpendapat bahwa kebanyakan permasalahan dalam kualitas bukan berasal dari kesalahan pekerja, melainkan sistemnya. Ia menekankan pentingnya meningatkan kualitas dengan mengajukan teori lima langkah reaksi berantai. Ia berpendapat bila kualitas dapat ditingkatkan, biaya akan berkurang karena berkurangnya biaya perbaikan, sedikitnya kesalahan, minimnya penundaan, dan pemanfaatan yang lebih baik atas waktu dan material, produktivitas meningkat, pangsa pasar meningkat karena peningkatan kualitas dan penurunan harga, profitabilitas perusahaan peningkat sehingga dapat bertahan dalam bisnis, jumlah pekerjaan meningkat. Deming mengembangkan 14 poin rencana untuk meringkas pengajarannya tentang peningkatan kualitas.

Kontribusi kedua datang dari Joseph Juran. Ia menyatakan bahwa 80 persen cacat disebabkan karena faktor-faktor yang sebenarnya dapat dikontrol oleh manajemen. Dari teorinya, ia mengembangkan trilogi manajemen yang memasukkan perencanaan, kontrol, dan peningkatan kualitas. Juran mengusulkan manajemen untuk memilih satu area yang mengalami kontrol kualitas yang buruk. Area tersebut kemudian dianalisis, kemudian dibuat solusi dan diimplementasikan.

2.      FUNGSI DAN PROSES MANAJEMEN

Fungsi dasar manajemen yaitu :

·         Perencanaan (Planning)

Menyangkut serangkaian kegiatan yang berdasarkan pemahaman yang mendalam terhadap semua factor yang terlibat dan yang diarahkan terhadap sasaran khusus.

Kegiatan: (1) menetapkan tujuan, (2) merumuskan strategi, (3) menentukan SDM dan SDA, (4) menetapkan standar keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target bisnis.

·         Pengorganisasian (Organization)

Setelah perencanaan, langkah selanjutnya yaitu menciptakan organisasi. Pengorganisasian merupakan proses menyangkut strategi dan teknik yang telah direncanakan sebuah struktur organisasi yang tepat.

Kegiatan: (1) mengalokasikan sumber daya, merumuskan, menetapkan tugas atau prosedur yang diperlukan, (2) menetapkan struktur organisasi yang menunjukkan adanya garis kewenangan dan tanggungjawab, (3) rekruitmen, (4) kegiatan penempatan SDM pada posisi yang tepat.

·         Pengarahan (Directing)

Proses melaksanakan program agar dijalankan oleh seluruh pihak dalam organisasi serta proses motivasi agar semua pihak dapat menjalankan tanggungjawab dengan penuh kesadaran dan produktivitas yang tinggi.

Kegiatan: (1) memberikan tugas dan penjelasan rutin, (2) menjelaskan kebijakan yang ditetapkan, (3) implementasi proses kepemimpinan, pembimbingan, pemberian motivasi pada tenaga kerja agar efektif dan efisien dalam tugas.

·         Pengawasan (Controlling)

Proses yang dilakukan untuk memastikan seluruh rangkaian kegiatan yang telah direncanakan, diorganisasikan, dan diarahkan agar dapat berjalan sesuai dengan target yang diharapkan.

Kegiatan: (1) evaluasi keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target bisnis sesuai dengan indicator, (2) mengambil langkah klarifikasi dan koleksi atas penyimpangan yang mungkin terjadi, (3) melakukan berbagai macam alternative solusi atas berbagai masalah yang terkait dengan pencapaian tujuan dan target bisnis.

3.      CIRI-CIRI MANAJER PROFESIONAL

Ciri-ciri manajemen profesiona yaitu:

1.      Berbudaya korporat: transparansi, independensi, responsif, akuntabilitas, dan kejujuran.

2.      Dukungan manajemen puncak.

3.      Bermanfaat untuk kepentingan internal dan juga eksternal organisasi.

4.      Berorientasi pada masa depan dengan pendekatan holistik.

5.      Berdimensi jangka panjang dan bersinambung.

6.      Sistem nilai-prinsip efisiensi dan efektivitas.

7.      Dilakukan secara terencana/terprogram.

8.      Monitoring dan evaluasi serta umpan balik.

9.      Penggunaan teknologi tepatguna.

10.  Kepemimpinan dalam membangun komitmen.

11.  Partisipasi aktif semua anggota.

12.  Kerjasama Tim.

13.  Pemberian penghargaan pada tiap karyawan yang berprestasi

4.      KETERAMPILAN MANAJEMEN YANG DIBUTUHKAN

1.      Keterampilan Kemanusiaan (Human Skill)

Keterampilan kemanusiaan atau yang lebih terkenal dengan keterampilan berkomunikasi antar manusia (interpersonal skills) adalah keterampilan yang seringkali diabaikan oleh para manajer, terutama bagi para manajer yang baru naik jenjangnya dalam organisasi. Keterampilan kemanusiaan ini sangat diperlukan untuk menjaga hubungan baik dengan atasan langsung maupun dengan bawahan. Dengan komunikasi yang persuasive akan membuat bawahan merasa dihargai dan mereka akan bekerja lebih baik dan bersikap lebih terbuka kepada atasannya. Keterampilan berkomunikasi ini diperlukan baik pada tingkatan manajemen atas, menengah, maupun bawah.

2.      Keterampilan Teknis (Technical Skills)

Keterampilan ini merupakan bekal bagi para manajer pada tingkat yang lebih rendah. Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu misalnya memperbaiki mesin, membuat kursi, membuat jadwal kerja dan keterampilan teknis lainnya.

3.      Keterampilan Konseptual (Conceptual Skill)

Kemampuan untuk merinci permasalahan menjadi beberapa bagian yang lebih spesifik sehingga dapat dilihat kaitan antara masing-masing bagian tersebut, serta mengetahui dampak dari setiap permasalahan bagi orang lain.

B.     ORGANISASI

Organisasi adalah sekumpulan dari individu-individu yang bekerjasama untuk mencapai suatu target tertentu.

1.      PENTINGNYA MENGENAL ORGANISASI

Dalam sebuah teori di jelaskan bahwa pentingnya organisasi itu diibaratkan sebuah mesin yang bisa mempercepat kita untuk lebih belajar arti dari sebuah proses, baik itu oraganisasi formal maupun non formal karena didalamnya terdapat sebuah pembelajaran bagi pribadi kita bagaimana cara menjadi seorang pemimpin, pembelajaran akan pentingnya Organisasi. Memahami pengertian organisasi penting karena dapat membantu kita untuk membentuk suatu tim kerja atau aktifitas tertentu. Organisasi identik dengan invidu ataupun sekelompok individu yang terstruktur dan sistematis yagn tergabung dalam suatu sistem.

Siapapun memerlukan pengalaman dalam organisasi, ini dikarenakan manusia adalah makhluk sosial yang pasti akan berinteraksi dengan yang lain. Dengan bekerja sama dengan yang lain maka pekerjaan akan terasa lebih ringan. Selain itu pekerjaan atau tugas akan lebih cepat terselesaikan dibandingkan kita hanya bekerja seorang diri.

2.      BENTUK-BENTUK ORGANISASI

·         Organisasi Lini (Line Organization)

Diciptakan oleh Henry Fayol, Organisasi lini merupakan suatu bentuk dari organisasi yang berhubungan langsung secara vertikal antara atasan dengan bawahan, sejak dari pimpinan tertinggi sampai dengan jabatan-jabatan yang terendah, antara eselon satu dengan eselon yang lain masing-masing dihubungkan dengan garis wewenang atau komando. Organisasi ini sering disebut dengan organisasi militer. Organisasi Lini hanya tepat dipakai dalam organisasi kecil. Contohnya : Perbengkelan, Warung Kopi, Warteg, Rukun tetangga.

·         Organisasi Lini dan Staff (Line and Staff Org)

Yaitu gabungan dari organisasi lini, asas komando dipertahankan tetapi dalam kelancaran tugas pemimpin dibantu oleh para staff, dimana staff berperan memberi masukan, bantuan pikiran saran-saran, data informasi yang dibutuhkan

·         Organisasi Fungsional (Functional Org)

Diciptakan oleh Frederick W. Taylor, Organisasi ini disusun berdasarkan sifat dan macam pekerjaan yang harus dilakukan, masalah pembagian kerja merupakan masalah yang menjadi perhatian yang sungguh-sungguh.

·         Organisasi Lini dan Fungsional (Line and Functional Org)

Suatu bentuk organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada perkepala unit dibawahnya dalam bidang pekerjaan tertentu dan selanjutnya pimpinan tertinggi tadi masih melimpahkan wewenang kepada pejabat fungsional yang melaksanakan bidang pekerjaan operasional dan hasil tugasnya diserahkan kepada kepala unit terdahulu tanpa memandang eselon atau tingkatan.

·         Organisasi Lini, Fungsional, dan Staff (Line, Functional, and Staff Org)

Organisasi ini merupakan perkembangan lebih lanjut dari organisasi berbentuk lini dan fungsional.

·         Organisasi Komite (Commite Org)

Suatu organisasi dimana tugas kepemimpinan dan tugas tertentu lainnya dilaksakan secara kolektif.

3.      PRINSIP-PRINSIP ORGANISASI

1.      Merumuskan Tujuan

Merumuskan tujuan yaitu untuk mencapai hasil yang diinginkan di masa yang akan datang dengan diadakannya organisasi.

2.      Pembagian Kerja

Prinsip dari organisasi salah satunya yaitu dengan pembagian kerja. Pembagian kerja ini dilakukan untuk memenuhi kebutuhan diantara anggotanya yang kemudian melakukan koordinasi diantara berbagai departemen atau kelompok yang berbeda-beda.

3.      Pendelegasian Kekuasaan/Wewenang

Pendelegasian kekuasaan dapat menyelesaikan perkerjaan lebih banyak ketimbang dikerjakan sendiri. Terkadang bawahan lebih memiliki keahlian lebih dibandingkan dengan atasan. Maka dari itu, dibentuklah pendelegasian wewenang terhadap suatu organisasi.

4.      Tingkat Pengawasan

Prinsip ini merupakan salah satu fungsi dari manajemen dalam suatu organisasi. Dengan artian yaitu suatu proses mengendalikan dan mengevaluasi kegiatan-kegiatan.

5.      Rentang Manajemen

Dalam suatu organisasi, rentang manajemen diperlukan agar suatu efektivitas dan efesiensi dari seorang pemimpin dapat menjalankan tugasnya sebagai seorang pemimpin..

6.      Kesatuan Perintah

Dalam organisasi, karyawan harus memperhatikan prinsip kesatuan perintah ini agar pekerjaan dapat dilaksanakan dengan baik. Karyawan harus tahu kepada siapa ia harus bertanggung jawab atas wewenang yang didapatkannya.

7.      Koordinasi

Koordinasi dalam organisasi dapat melakukan pekerjaan menjadi sangat penting karena seseorang tidak mungkin dapat melakukan pekerjaannya sendiri, dan keberhasilan membangun koordinasi tersebut dipengaruhi oleh kuatnya relasi horisontal dan relasi vertikal. Relasi secara horisontal dilakukan antara sesama pegawai yang setara, sementara relasi vertikal terbangun antara pegawai dengan atasan atau dengan level yang lebih tinggi.

4.      KETERAMPILAN MANAJEMEN YANG DIBUTUHKAN

1.      Technical Skills

Merupakan kemampuan untuk mengaplikasikan pengetahuan, metoda, atau teknik spesifik dalam bidang spesialisasi tertentu. Keterampilan ini merupakan pemahaman dan kecakapan melakukan aktivitas pekerjaan yang berhubungan dengan bidang khusus atau pekerjaan tertentu.

2.      Conceptual Skills

Kemampuan untuk memandang dan memahami suatu persoalan, suatu issue atau organisasi secara keseluruhan dan mengordinasikan serta memadukan semua bagian-bagiannya yang saling terkait untuk kepentingan atau kegiatan organisasi. 

3.      Soft Skills

Merupakan keterampilan mengelola diri sendiri dan bersosialisasi dengan orang lain yang didasarkan pada nilai-nilai yang dianut dalam kehidupan seseorang, termasuk didalamnya tentang pola pikir (mindset), sistem kepercayaan (belief system), kematangan emosi (emotional maturity), dan kepercayaan diri (self confidence) seseorang.

5.      SEBAB KEBERHASILAN DAN KEGAGALAN ORGANISASI

·         Tujuan

·         Komunikatif

·         Tanggung jawab

·         Peluang untuk maju

·         Kepemimpinan

Sumber :

https://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen

http://masgatto.com/bentuk-bentuk-organisasi/

https://sites.google.com/site/manajemendanorganisasi/

https://www.facebook.com/permalink.php?id=659957540694993&story_fbid=747952878562125

https://www.facebook.com/permalink.php?story_fbid=566476573398936&id=470682349645026